Istruzioni per la “to do list”

Postato da Manuela Crovato il settembre 24, 2010

Appunti da Edoardo Costa

Disorganizzati di tutto il mondo prestate attenzione: per pianificare le vostre attività di lavoro è assolutamente necesario che creiate una “to do list“, ovvero un elenco completo delle cose da fare.

Tuttavia, se pensate che sia un’operazione che non richiede un po’ di riflessione, siete sulla strada sbagliata.

Leggendo l’articolo “The art of the double to-do list”, infatti, abbiamo scoperto che esistono regole indispensabili per stendere una lista veramente efficace:

– Descrivere le azioni in modo che chi le dovrà compiere (e di solito siamo noi) non debba pensare.
– Suddividerle in compiti specifici e particolareggiati. Sono banditi comandi troppo generici, come:”Sistemare l’ufficio”.
– Applicare la “regola della prossima azione”. Nel caso di progetti che ne prevedono più d’una, tenere nella to do list solo quella da svolgere subito dopo (mai tutte insieme in sequenza).
– Utilizzare verbi specifici e attivi. Devono essere espressi come ordini precisi; ad esempio: “telefona a…” e non “contatta”, in modo da capire esattamente cosa c’è da fare.
– Mantenere la lista sempre breve: quest’ultima, infatti, deve contenere i compiti del prossimo futuro e non quelli che si dovranno svolgere tra un’eternità! La logica è che il nostro elenco deve essere il più semplice e il meno complicato possibile.
– Renderla dinamica, ovvero eliminare i compiti portati a compimento e aggiungere i successivi.
– Definire le priorità, assicurandosi che i compiti veramente urgenti occupino i primi posti dell’elenco.
– Avere il coraggio di eliminare le azioni che si lasciano sospese da tanto tempo. Se non si sono ancora svolte significa ci possono essere due ipotesi: o che non sono così importanti, o che non sono definite nel modo più corretto, la qual cosa ci deve spingere a ridefinirle in modo più accurato.
– Creare la “lista delle cose fatte“. Oltre a dare una grande soddisfazione, è utile per capire cosa e quanto si è fatto in un determinato arco temporale.

Come ogni metodo ha bisogno di essere sperimentato e applicato più volte. Quindi non perdetevi d’animo e iniziate da subito…Il lavoro di stesura sarà ogni volta più semplice e veloce!

Categorie: Management Time management
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