La chat…in azienda

Postato da Project Group il ottobre 14, 2013

Presentazione dello strumento

Immagine Chat di commons.wikimedia.org

Pare proprio che l’uomo sia sempre più chiaccherone. Ebbene sì, dall’avvento delle chat (in inglese, appunto, chiaccherata), ci sottoponiamo a più o meno interminabili dialoghi online, per le ragioni più disparate…anche in ufficio! Comunemente, infatti, si pensa alla chat come a uno strumento esclusivamente privato e per il tempo libero, mentre è anche una validissima modalità di comunicazione lavorativa, per interagire con collaboratori e clienti.

Esistono chat legate ai social network, alle caselle di posta elettronica e agli smartphone, la più famosa è la app per mobile “Whatsapp”, ma anchechat legate a intranet aziendali che consentono di comunicare con gli interlocutori (amici, collaboratori ma anche clienti e colleghi) da apparecchi mobili e fissi a qualsiasi ora del giorno (e della notte?).

La prima chat è stata la Internet Relay Chat, basata prevalentemente sullo scambio di messaggi testuali e in grado di connettere interi gruppi di utenti nelle cosiddette chatroom (stanze virtuali). Successivamente hanno preso sempre più piede le chat one to one, come ad esempio MSN Live Messenger, Yahoo! Messenger, Google Talk e Skype, più personali perché consentono di parlare con un solo interlocutore alla volta.

(Fonte: http://it.wikipedia.org/wiki/Chat)

Sua diffusione

La diffusione della chat in azienda si lega strettamente a quella del Digital Workplace (“Virtual Workplace” in wikipedia), un nuovo modo di lavorare determinato dall’imporsi sempre più massiccio delle nuove tecnologie digitali.

Per avere un’idea del ruolo che ricopre la chat accanto agli altri strumenti di comunicazione digitale, interessante la ricerca annuale Digital Workplace Trends 2013, promossa da Net Strategy Jmc, che afferma il crescente utilizzo e investimento nelle piattaforme collaborative aziendali.

Purtroppo non ci è stato possibile reperire dati che fornissero un quadro della diffusione della chat nelle aziende, né in quelle di lingua anglosassone, né tantomeno in quelle italiane. Questa mancanza di dati è già di per sé comunque un dato interessante e forse anche un po’ preoccupante: l’attenzione per la digitalizzazione delle aziende c’è, ma non così approfondita.

Pro e contro

Come ogni strumento, anche la chat ha punti di forza e di debolezza, pro e contro.

Innanzitutto:

  • è veloce;
  • la comunicazione avviene in tempo reale (spesso si sostituisce alla classica telefonata);
  • è facile da utilizzare;
  • è economica (richiede semplicemente una connessione Internet);
  • consente la comunicazione tra persone poste a qualsiasi tipo di distanza;
  • permette la comunicazione a un gruppo di persone;
  • può essere utilizzata sia da dispositivi fissi, che mobili;
  • consente di scambiare video e immagini.

Fin qui tutti i vantaggi. Tuttavia, la chat:

  • non funziona in caso di connessione Internet assente o a singhiozzo;
  • non consente di recepire in modo chiaro il tono della conversazione (voce e persona non sono visibili, comunicazione non verbale assente), per cui sono possibili incomprensioni da parte degli interlocutori;
  • può essere fonte di distrazione quando si è concentrati su un lavoro specifico.

Cosa ne pensa Project Group

In Project Group, lo abbiamo ribadito spesso, crediamo fortemente nelle tecnologie dell’informazione. Per questo motivo usiamo, oltre alla wiki aziendale, una combinazione di strumenti messi a disposizione da Google , tra cui la chat.

Il nostro utilizzo è prevalentemente rivolto a tenerci in contatto con i colleghi: raramente lo usiamo per comunicare con i clienti. Essendo spesso fuori ufficio, utilizziamo la chat o la messaggistica istantanea per allinearci su lavori o progetti.

Inoltre, lavorando in open space, è molto facile disturbare chi lavora nella stessa stanza: ecco allora che la chat ci consente di comunicare, senza fare rumore.

Vantaggio per i più pigri di noi, il servizio permette di raggiungere un collaboratore che si trova ad un piano diverso (in mansarda o a piano terra).

Dati incoraggianti, relativi all’uso della chat in azienda, vengono da un’ indagine condotta da Better Cloud , una delle aziende partner di Google. Stando alla ricerca, il 40% circa delle aziende intervistate utilizza la chat, della quale pare se ne apprezzino i vantaggi solo, però, dal secondo anno in poi. L’azienda spesso si avvale della suite di Google sopratutto per il servizio di posta elettronica (Gmail), ma sono poi gli utenti finali a decidere di provare gli altri strumenti, tra cui la chat.

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